どんな用件のメモなのか、一目でわかるように
仕事上の電話を受けたとき、自分宛ではなく、他人宛の電話だったとします。そのとき、その方がちょうどいらっしゃれば、取次ぎもスムースにできるのですが、問題はいらっしゃらないときです。 こういうときには、伝言のメモを残しておくべきなのですが、そのメモの書き方、ご存知でしょうか。 まず、自分がその時の電話で聞き取った情報を、書くためのメモ、つまり「自分用のメモ」が必要ですね。それから、自分用のメモを元に、本来の相手、つまり電話を取り次ぐべき相手の方にお渡しするメモとして、清書してお渡しします。 まずは、自分が電話をとったときに書き記すメモの取り方です。相手が言うとおりの、長い文章ではなく、箇条書きにしていきます。できるだけ短い文章で書くことです。何なら「プロジェクト」とか「試作品」といった、キーワードを脇に書いておけば、あとで復唱するときや読み返したときに、よりいっそう、鮮明に情報がわかることでしょう。そして、もう一つ大事なことは、文と文の間を1行分、空けておくことです。余裕を持って書いていくと、あとで修正をしなければならないとか、加筆が必要だというときに、便利です。 今度は、伝言用メモの書き方を説明しましょう。最初に、宛名を書きます。「田中部長」とか「鈴木さん」というようにです。次に、どんな用件のメモなのか、一目でわかるように最初の行に「～～の件」と書いておきましょう。そして、「誰から」電話が「いつ・何時ごろ」あり、「内容」を箇条書きで簡潔に書きます。そして、補足事項を書いたあと、相手の連絡先を書きます。最後にその電話を受けた人の名前を書きます。